KSEF e-Faktura

Czym jest? I kogo dotyczy?

Rewolucja w fakturowaniu staje się faktem. Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, to zmiana, która dotknie każdego przedsiębiorcę w Polsce. Ale bez obaw! W prosty i zrozumiały sposób wyjaśnimy, czym jest KSeF, kogo dotyczy i jak się do niego przygotować.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Najprościej mówiąc, to ogólnopolska platforma informatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów do wystawiania i otrzymywania faktur w formie elektronicznej.
Koniec z fakturami papierowymi czy plikami PDF wysyłanymi mailem jako oficjalny dokument.
Teraz faktura będzie miała ustandaryzowany format cyfrowy, tzw. fakturę ustrukturyzowaną w formacie XML.

Oznacza to, że każda faktura wystawiona w systemie będzie miała unikalny numer identyfikacyjny, a jej autentyczność i nienaruszalność treści będą gwarantowane przez państwo.

Faktura ustrukturyzowana – co musisz wiedzieć?

Faktura ustrukturyzowana, czyli e-faktura, to dokument wystawiony zgodnie z obowiązującym schematem, opublikowanym na stronie Ministerstwa Finansów.
Nadal zawiera takie same informacje jak obecne faktury:

– Dane sprzedawcy
– Dane nabywcy
– Opis towaru lub usługi,
– Kwoty,
– stawki VAT
– Daty

Nowe dodatkowe informacje:

– e-faktura będzie zapisywana w formie elektronicznej – plik XML
– zawiera dodatkowe pola w tym obowiązkowe, których nie można pominąć
– każda e-faktura otrzyma dodatkowo unikalny numer KSeF

Nowe faktury będzie można wydrukować tak jak do tej pory lub zapisać jako PDF.
Każda wydrukowana faktura będzie posiadała swój unikalny kod QR.

Kogo dotyczy obowiązek KSeF?

Kogo obejmie ten obowiązek? Prawie wszystkich!
Obowiązkowe e-fakturowanie w KSeF dotyczyć będzie:

• Każdej firmy, która wystawia faktury na rzecz innego przedsiębiorcy (B2B)
• Przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT i zwolnionych z VAT
• Podmioty zagraniczne, które mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności.

Mówiąc wprost, jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce i wystawiasz faktury, ten obowiązek będzie Cię dotyczył, niezależnie od branży czy wielkości firmy.

Obowiązek ten obejmuje transakcje między firmami (B2B) oraz na rzecz organów publicznych.

Etapy wdrożenia – kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Ministerstwo Finansów zdecydowało o etapowym wprowadzaniu obowiązku korzystania z KSeF, aby dać firmom czas na przygotowanie.

Zapamiętaj te daty:

• Od 1 lutego 2026 roku – obowiązek obejmie największe firmy, których wartość sprzedaży brutto w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych.
  
• Od 1 kwietnia 2026 roku – KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych zwolnionych z tego podatku.

Warto dodać, że do końca 2026 roku potrwa okres przejściowy, w którym m.in. nie będą nakładane kary za pewne błędy związane z korzystaniem z systemu.

Firmy z obrotem do 10 000 zł brutto miesięcznie.

Mikroprzedsiębiorcy, których łączna wartość sprzedaży brutto w danym miesiącu jest mniejsza niż 10 000 zł będą mogli wystawiać faktury w postaci papierowej lub elektronicznej (nie przez KSeF) do 31 grudnia 2026 roku.

Jakie faktury wystawiamy w KSEF a jakie poza systemem?

Co do zasady, niemal wszystkie faktury dokumentujące sprzedaż na terytorium Polski będą musiały być wystawiane w KSeF.
Dotyczy to między innymi:

• Faktur VAT i faktur bez VAT.
• Faktur korygujących.
• Faktur zaliczkowych i końcowych.
• Wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów WDT
• Faktur eksportowych (towary i usługi)

W przypadku faktur eksportowych podmioty zagraniczne nie będą miały dostępu do KSEF.  Faktury takie będą przesyłane do KSeF obowiązkowo i dodatkowo muszą być dostarczone kontrahentowi metodą tradycyjną (e-mail lub poczta).

Jak od każdej reguły, tak i tu istnieją wyjątki.
Poza systemem KSeF będą mogły być wystawiane:

• Bilety spełniające funkcję faktury, na przykład paragony za przejazd płatną autostradą, bilety komunikacji miejskiej, bilety kolejowe.
• Faktury wystawiane w procedurach unijnych OSS i IOSS.
• Faktury wystawiane przez podatnika, który nie ma w Polsce siedziby działalności gospodarczej.
• Do 31 grudnia 2026 roku faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone (paragony z NIP)  będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie.
• Faktury B2C (faktury dla osób fizycznych nie prowadzących działalności)

KSeF to bez wątpienia rewolucja, ale i krok w stronę cyfryzacji i uproszczenia obiegu dokumentów. To także narzędzie do uszczelnienia systemu podatkowego.
Kluczem do sukcesu jest zrozumienie wchodzących zmian i dobre przygotowanie.